香港公司會計紀錄要保存多久？7年規定、文件清單及罰則

香港公司一般須把與業務交易及會計入帳有關的紀錄至少保存7年。《稅務條例》（第112章）第51C條規定的7年由相關交易日期起計；《公司條例》（第622章）第377條規定的7年則由相關財政年度結束後起計。保存範圍不只帳簿，還包括發票、收據、銀行月結單、憑單、資產負債、存貨及服務交易資料。這兩個計算起點並不完全相同，單靠記住「7年」並不足夠。

不少東主在整理舊電郵、雲端硬碟或翻找銀行月結單時，都曾停下來想：這些文件可以刪了嗎？某些賬單已放了五年，某些電子發票只有PDF，不知道算不算數。

問題表面上是「保存多久」，實際上還要弄清保存哪些文件、7年由哪一天起計，以及電子檔是否符合官方要求。這三個問題各有答案，而且答案因法規條文不同而有所差異。

本文按收入、支出、銀行、資產負債、存貨及服務交易逐類整理官方要求，並分開說明《稅務條例》與《公司條例》的不同規定。本文為一般資訊，個別公司應按實際情況向合資格專業人士核實。

先講結論：香港公司會計紀錄一般要保存至少7年

兩條主要法規都要求保存7年，但計算起點不同，不宜混為一談。

《稅務條例》第51C條與《公司條例》第377條有甚麼分別？

比較項目	《稅務條例》第51C條	《公司條例》第377條
適用對象	在香港經營任何行業、專業或業務的人士（包括法團及個人）	在香港成立的有限公司（董事須確保合規）
主要保存內容	帳簿、憑單、銀行結單、發票、收據、資產負債、存貨及服務交易紀錄	足以顯示及解釋公司交易、披露財務狀況的會計紀錄
7年計算起點	相關交易日期起計	紀錄中最後記項所關乎的財政年度終結時起計
主要責任主體	經營業務的人士或納稅人	相關董事

兩套規定各自設有罰則，同一公司可能同時受兩條法規約束，計算起點的差異意味著公司法的保存年期有機會比稅務法要求更長。

7年應由哪一天開始計算？

以一個簡單例子說明：假設一張銷售發票的交易日期是2020年3月15日，按《稅務條例》第51C條，相關業務紀錄應保存至2027年3月15日或之後。若該公司的財政年度於2020年12月31日結束，按《公司條例》第377條，與該財政年度相關的會計紀錄則須保存至2027年12月31日或之後。

這個例子說明公司法的保存期限在某些情況下較長。實務上，按財政年度整批管理、跟年結日計7年，是同時覆蓋兩個要求的穩妥做法。此例子僅供理解計算方式，個別公司的起算日應向專業人士確認。

香港公司要保存哪些會計及業務紀錄？

香港稅務局（IRD）在《稅務條例》第51C條官方指引中列明了必須保存的紀錄類別。以下按業務類型整理。

收入、支出及日常收付款紀錄

每間公司都須備存記錄收款及付款、或入息及開支的帳簿，涵蓋日常現金、銀行及電子轉帳的每一筆收付紀錄。這類紀錄構成帳簿的核心，缺少任何一段期間的記錄，都可能令帳目無法核實。

帳簿本身不等於原始單據。兩者各有功能：帳簿記錄交易的數字及分類，原始單據則核實每筆記錄的真實性。

發票、收據、憑單及其他支持文件

稅務局明確列出憑單、銀行結單、發票及收據為核實帳簿記錄所需的基本文件。這些文件讓每一筆帳簿記錄可被獨立核實。

若只保留帳簿而沒有相應的原始單據，核數師在進行審計時可能無法對有關交易提供足夠支持，亦難以確認支出是否符合稅務扣減要求。

銀行月結單、銀行存款單及付款紀錄

銀行月結單是核實收入、支出及銀行對賬的重要紀錄。值得注意的是，銀行的網上平台或電子存取期限並不等於企業的法定保存年期。部分銀行只提供過去12至24個月的電子月結單，但公司仍有責任自行保留符合法規的完整版本。

若未能提供銀行月結單，審計或稅務核查期間的對賬工作將受到嚴重影響，補救成本亦相對較高。

資產、負債、債權人及債務人紀錄

與公司資產及負債有關的紀錄須反映公司的財務狀況，包括固定資產購置及處置紀錄、貸款文件、應收賬款及應付賬款的明細。這類紀錄用於支持資產負債表的編製，並讓審計師確認期末財務狀況的準確性。

有存貨或買賣貨品的公司要保存甚麼？

從事貨品買賣的公司須額外保存存貨相關紀錄，包括：

• 年結當日所持存貨的陳述書
• 清點存貨的所有紀錄（盤點記錄）
• 貨品買賣的數量、價值及交易對手資料

這些紀錄讓每批存貨的進出可被追溯，是核查銷貨成本及毛利的基礎。

服務型公司要保存甚麼交易資料？

若業務涉及提供服務，稅務局要求保存「顯示所提供的服務的足夠細節，以令稅務局能輕易核實各記項」的紀錄。這意味著服務合約、服務說明、客戶收費細節及對應的收付款紀錄都應完整保留，讓每筆服務收入可由帳簿追溯至原始協議及付款證明。

發票、收據及銀行月結單保存多久？用這張清單逐項核對

以下表格按文件類別整理，說明各類文件在保存紀錄義務中的角色及常見缺口。

類別	文件例子	保存作用	常見缺口
收入	銷售發票、收款紀錄、銷售訂單	核實每筆收入及帳簿入帳	只留帳簿記錄，原始發票已刪除
支出	購貨發票、收據、付款憑證	核實開支及支持扣稅主張	小額收據遺失，無法核對帳簿
銀行	銀行月結單、存款單、付款紀錄	核實收支及銀行對賬	只依賴銀行平台顯示期限，未自行下載留底
資產負債	固定資產發票、貸款協議、應收應付明細	支持資產負債表及財務狀況披露	資產購置單據與帳簿記錄分開存放，難以追溯
存貨	購貨及銷貨紀錄、存貨清單、盤點資料	核實存貨數量、價值及銷貨成本	盤點記錄未完整保存，年結存貨無從核實
服務	服務合約、收費說明、收付款對應紀錄	讓每筆服務交易可被核實	只有電子郵件往來，缺乏正式合約或收費文件

重要澄清：法例要求的是足夠及可核實的業務與會計紀錄，並非每一份與公司有關的文件都必然適用同一保存年期。其他法規、訴訟、合約條款或稅務查詢可能要求更長的保存期限，須按個案確認。

電子會計紀錄可以取代紙本嗎？

這是不少東主最關心的實務問題，尤其是已完全轉為電子化的業務。

稅務局接受電子紀錄的基本條件

根據稅務局《稅務局是否接受以電子格式保存的業務紀錄》官方指引（PAM 60(c)）及《公司條例》第376條，電子形式保存的會計紀錄必須符合以下條件，才視為可接受：

• 可供日後查閱：紀錄須能在需要時隨時取用，不受技術格式或軟件版本限制
• 準確重現原始資訊：電子紀錄的內容須與原始文件完全一致，不能只保存部分資料
• 完整保存：紀錄不得被修改或刪除，若系統設計允許修改，須有完整的修改日誌
• 保留來源及日期時間資料：紀錄須顯示收發時間及來源，以確認真實性
• 可以可讀形式提供：若稅務局要求，公司須能以可讀的印本或電子形式提供

掃描發票、電子收據及雲端檔案的保存做法

掃描文件是否等同原始文件，取決於掃描品質、完整性及可追溯性，而非單純有電子版本。以一個實際例子說明：若公司將紙本發票掃描成PDF並存放於雲端，但未核對掃描品質是否清晰完整，亦未保留原始電郵來源，日後核查時可能被視為紀錄不足。

不要只依賴會計軟件或銀行平台的預設存檔期限：部分軟件只保存數年，若未另行備份，年期屆滿後紀錄可能消失。建議另行保留本地備份或離線存檔，確保7年內隨時可取用。

沒有保存會計紀錄會有甚麼罰則？

以下表格整理兩套法規的罰則要點。所有罰則均以「最高」及「視乎個案」表述，不代表每宗違規都必然面臨最高刑罰。

法規	主要問題	責任主體	最高後果
《稅務條例》第51C條	無合理辯解下未能保存足夠業務紀錄	經營業務的人士或納稅人	最高罰款HK$100,000
《公司條例》第373條	沒有備存足夠會計紀錄	相關董事	最高罰款HK$300,000；蓄意違反時可另有監禁風險
《公司條例》第377條	沒有按規定保存會計紀錄7年	相關董事	最高罰款HK$300,000；蓄意違反時可包括12個月監禁

稅務規定的責任主體是在港經營業務的人士或納稅人，公司法規定的責任主體是相關董事。兩者可同時適用，但不代表同一違規行為必然同時觸發兩套最高罰則。實際後果取決於違例事實、是否有合理辯解及法律程序，若有疑問應向合資格法律或專業人士諮詢。

公司結業、停止營業或有稅務虧損後，可以立即刪除紀錄嗎？

停止營業不代表可以立即刪除會計紀錄。根據稅務局官方指引，即使結束營業，保存業務紀錄的責任仍會延續，直至相關7年期限屆滿為止。

若公司在較早年度蒙受的稅務虧損已被近年利潤抵銷，稅務局建議保留相關年度的紀錄，直至虧損全數抵銷的年度完結後7年為止。這是官方建議的保守做法，而非絕對的額外法定要求，個別情況應向專業人士確認。

若涉及稅務查詢、訴訟或公司解散程序，保存責任可能超出7年，且須按個案另行評估。

我應該怎樣整理7年的會計文件，才方便報稅及審計？

以下是內部文件管理的實務建議，旨在方便日常查閱及日後審計準備，並非額外的法定要求：

1. 按財政年度建立獨立資料夾：每個會計年度的文件單獨存放，清楚標示年份及年結日期。
2. 按收入及支出分類歸檔：發票、收據及憑單與帳簿記錄對應，避免混放。
3. 把銀行月結單與帳簿月份對應：每月月結單與相應月份的帳簿記錄放在一起，方便核對差異。
4. 另存資產負債及存貨紀錄：固定資產發票、貸款文件、存貨盤點表單獨分類，不要混入日常支出文件。
5. 保留電子檔案索引及備份：為電子紀錄建立目錄，定期核對備份是否完整可讀，確保7年內隨時可取用。

若涉及多個銀行帳戶、多個業務主體或跨境交易，建議由專業人士評估文件管理架構是否足夠。

甚麼情況適合找外判會計服務整理紀錄？

公司能夠自行按上述清單整理文件，是最理想的起點。但若出現以下情況，可考慮尋求外判支援：

• 多年未完整入賬，帳簿與單據無法對應
• 銀行月結單不完整，無法重建歷年對賬記錄
• 交易量增加，現有整理方式已難以維持
• 即將準備年度核數，文件組織尚未就緒
• 舊賬需要補做，但缺乏內部資源處理

Enterprise Ally（企業幫）的企業幫會計服務涵蓋簿記、財務報表及稅務支援，企業幫審計及稅務服務則說明與獨立核數師合作提供審計支援。服務內容於2026年10月按企業幫官方頁面核對，詳情以最新官方頁面及個別報價為準。

企業幫是本文提及的企業服務提供者，並非政府或稅務局；法規內容以官方來源為準。

若涉及稅務調查、跨境交易、重大虧損、公司解散、訴訟或無法確定紀錄起算日，應向合資格香港會計或稅務專業人士取得個案意見，而非單靠一般文章或服務商指引。

常見問題

香港公司會計紀錄要保存多久？

一般至少7年，但按第51C條由交易日期起計，按第377條由相關財政年度結束後起計，兩個起點不同，須分開理解。

香港公司單據是否全部要保存7年？

與業務交易及會計入帳有關的足夠支持紀錄通常須按適用規定保存，其他法規、合約或訴訟可能要求更長，不宜一概而論。

發票及收據保存年期是多少？

作為核實收入或支出的業務紀錄，發票及收據應按相關交易及適用保存責任管理，通常不應早於7年期限屆滿前刪除。

銀行月結單保存多久？

銀行月結單是核實收入、支出及銀行對賬的重要紀錄，不應只按銀行平台的顯示期限決定，公司須自行確保完整保存至適用年期屆滿。

電子會計紀錄可以代替紙本嗎？

在符合可查閱、準確重現、完整保存及保留來源時間資料等條件下，官方資料接受電子形式保存，但並非所有掃描檔都自動符合要求。

公司結業後還要保存帳目嗎？

停止營業不代表可立即刪除，稅務局指引要求保存責任延續至適用7年期限屆滿；有未抵銷虧損時，官方建議保守保留至虧損完全抵銷年度完結後7年。

有存貨的公司要多保存甚麼？

須另行保留貨品買賣紀錄、數量及價值、交易對手資料及年結存貨盤點表，確保每批存貨進出可被核實。

服務公司沒有存貨，還要保存甚麼？

須保存足夠服務內容說明、收費及收付款資料，讓每項服務交易可由帳簿追溯至原始協議及付款證明。

沒有保存會計紀錄最高會罰多少？

稅務紀錄不足可涉及最高HK$100,000罰款；公司法下相關董事責任另有最高HK$300,000，蓄意違反時可包括12個月監禁，實際後果視乎個案而定。

甚麼時候應找會計師或簿記服務？

當多年未入賬、銀行紀錄不完整、準備核數或涉及稅務查詢時，應按個案情況尋求合資格專業人士協助。

保存紀錄決策框架

在完成上述各部分閱讀後，可按以下步驟核對公司現況：

1. 確認公司是否在香港經營業務，釐清同時受《稅務條例》及《公司條例》約束的範圍。
2. 按收入、支出、銀行、資產負債、存貨及服務交易逐類整理現有紀錄。
3. 對照交易日期及財政年度結束日期，記下適用的保存起點，確認沒有提早刪除。
4. 檢查電子紀錄是否可查閱、可準確重現、完整保存，且附有來源及日期時間資料。
5. 如有紀錄缺漏、稅務查詢、結業計劃、虧損結轉或審計需要，向合資格專業人士核實個案適用的保存安排。

若公司已有多年未完整整理帳目，或正準備年度核數，可先整理現有文件的交易量、會計年度及缺口，再向聯絡企業幫查詢服務範圍，了解簿記、財務報表及審計支援的適合安排。