香港公司秘書服務怎樣選擇職責收費及更換秘書完整指引
8/7/2026
香港公司秘書是公司的法定合規角色，並非普通行政職位。選擇供應商時，應先核對其資格及適用的信託或公司服務提供者（TCSP）牌照，再比較年費是否涵蓋周年申報表（NAR1）、法定紀錄、變更申報及額外文件費用。若需更換公司秘書，應先確保新秘書可接任，再按適用表格向香港公司註冊處申報，同時核對未完成申報及重要控制人登記冊（SCR）資料。
你可能同時收到三份公司秘書報價，表面年費相差不大，但服務範圍、政府費用的包含方式及額外變更收費卻各有不同。真正的比較單位，不是「年費多少」，而是「年費包括甚麼、出現變更時誰跟進、離職時如何交接」。
本文把官方法定要求與供應商服務承諾清楚分開，讀者可按各項逐一核對，而非依賴廣告或口頭承諾作出決定。所有政府費用資料均於 2026 年 8 月查閱香港公司註冊處官方網站所得。
香港公司秘書服務應該比較甚麼？先看合規範圍，不只看年費
選擇公司秘書服務時，若只比較年費數字，容易忽略影響總成本及合規風險的關鍵項目。以下五個維度，才是實質的比較單位：
- 法定申報範圍：年費是否涵蓋 NAR1 周年申報，以及因公司資料更改而產生的變更申報。
- 法定紀錄責任：法定冊存、董事及股東登記冊、重要控制人登記冊（SCR）由誰負責更新及保存。
- TCSP 牌照可查核性：供應商是否可在官方信託或公司服務提供者（TCSP）持牌人登記冊中核實名稱及牌照編號。
- 文件及回覆流程：資料收集、文件覆核、提交及回覆是否有書面化流程。
- 離職交接責任：公司秘書更換時，是否有清楚的文件交接清單及申報安排。
| 比較維度 | 應向供應商確認的問題 | 來源 |
|---|---|---|
| NAR1 是否包括 | 基本年費是否已包括 NAR1 提交及政府費用 | 供應商官方報價 |
| 變更申報 | 更改董事、股東、地址等是否另收費 | 供應商官方報價 |
| TCSP 牌照 | 可否在 tcsp.cr.gov.hk 以名稱查核 | TCSP 持牌人登記冊 |
| 法定紀錄保存 | SCR、董事及股東冊由誰負責 | 供應商服務條款 |
| 文件交接 | 離職時有否書面交接清單 | 供應商服務條款 |
香港公司秘書是甚麼？公司秘書職責包括哪些工作？
根據香港《公司條例》（第622章），每間本地私人有限公司須委任至少一名公司秘書。公司秘書負責協助公司履行法定合規責任，包括向香港公司註冊處申報公司資料、保存法定紀錄及跟進法定期限。
公司秘書並非公司的法律顧問或核數師，其職責範圍與會計、審計及稅務申報屬於不同服務範疇。企業在選擇服務時，應清楚區分各服務的邊界，避免產生錯誤期望。
| 服務類別 | 通常包括 | 可能需另收費 | 通常不包括 |
|---|---|---|---|
| 公司秘書 | NAR1 周年申報、法定冊存、公司資料更新 | 更改董事或秘書、股份轉讓、特別決議 | 審計、利得稅報稅、法律意見、銀行開戶 |
| 法定紀錄 | 董事及股東登記冊 | SCR 指定代表服務 | 內部會議紀錄（視乎條款） |
| 公司資料申報 | 一般性資料核對 | 緊急或加急處理 | 跨境架構、複雜股權安排 |
公司秘書需要具備甚麼資格？是否一定要有 TCSP 牌照？
根據香港公司註冊處官方資料，公司秘書如屬自然人，須通常居於香港；如屬法人團體，則須在香港設有註冊辦事處或營業地點。私人有限公司若只有一名董事，該董事不得兼任公司秘書。
至於 TCSP 牌照，根據《打擊洗錢及恐怖分子資金籌集條例》，任何人士或公司如在香港以業務形式提供公司服務（包括擔任公司秘書），須持有信託或公司服務提供者（TCSP）牌照。讀者可透過 TCSP 官方持牌人登記冊，以名稱或牌照編號查核，不應只接受網站上展示的牌照圖片而不作核實。
| 公司秘書類型 | 資格要求 |
|---|---|
| 自然人 | 通常居於香港 |
| 法人團體 | 在香港設有註冊辦事處或營業地點 |
| 以業務形式提供公司服務者 | 一般須持有 TCSP 牌照 |
公司秘書與重要控制人登記冊指定代表有甚麼分別？
兩者是不同的法定角色，常被混淆。公司秘書負責協助公司履行《公司條例》下的合規責任；指定代表則是根據《公司條例》就重要控制人登記冊（SCR）而設立的特定角色，協助執法機構查閱登記冊。
| 項目 | 公司秘書 | SCR 指定代表 |
|---|---|---|
| 法定依據 | 《公司條例》第622章第10部 | 《公司條例》第622章第12部 |
| 主要職責 | 協助公司合規申報及法定紀錄 | 協助執法機構查閱 SCR |
| 資格 | 自然人須通常居於香港；法人團體須在港有辦事處 | 股東、董事、僱員、法律或會計專業人士、TCSP 持牌人均可 |
| 可兼任 | 同一人可同時擔任兩個角色，但非必然 | 同上 |
根據公司註冊處 SCR 常見問題，重要控制人登記冊須備存於公司的註冊辦事處或公司註冊處已知的香港其他地方。
公司秘書服務通常包括甚麼？報價表應逐項列明
選擇供應商前，應要求對方提供逐項拆分的書面報價，而非只提供一個年費數字。以下是常見服務項目的分類，供對照使用：
| 服務項目 | 基本年費是否常見包括 | 政府費用（2026年8月查閱） | 備註 |
|---|---|---|---|
| NAR1 周年申報 | 視乎供應商 | HK$105（準時，私人公司） | 逾期費用由 HK$870 至 HK$3,480 不等 |
| 法定冊存保管 | 視乎供應商 | 不適用 | 應確認冊存地點 |
| 公司秘書地址（用作通訊） | 部分包括 | 不適用 | 需區分通訊地址及法定辦事處地址 |
| 政府信件接收及通知 | 視乎供應商 | 不適用 | 應確認有否掃描及轉寄 |
| 股份轉讓 | 通常另收費 | 政府登記費另計 | 應查閱供應商條款 |
| 董事或公司秘書更換 | 通常另收費 | 政府登記費另計 | 申報時限為變更後 15 日內 |
| 特別決議 | 通常另收費 | 不適用 | 視乎服務條款 |
| 文件核證 | 通常另收費 | 不適用 | 視乎供應商政策 |
政府費用資料於 2026 年 8 月查閱香港公司註冊處主要收費頁面。服務費須向各供應商索取正式報價確認，本文不提供市場平均估算。
周年申報表 NAR1、法定冊存及公司資料更新
根據香港公司註冊處周年申報常見問題，本地私人有限公司須在公司成立周年日後 42 日內提交周年申報表（NAR1）。準時提交的政府登記費為 HK$105，逾期則由 HK$870 增至 HK$3,480（2026年8月查閱）。
NAR1 與利得稅報稅表（BIR51）是完全不同的文件。NAR1 提交至香港公司註冊處，反映公司的法定資料；利得稅報稅表則由稅務局發出，屬稅務申報。即使公司當年沒有營業，仍可能須提交 NAR1，除非符合適用的休眠公司安排，詳情應向合資格人士查詢。
此外，公司秘書委任或停任、詳情變更等事項，仍須按適用表格另行向公司註冊處申報，不能等待下一份 NAR1 才作更新。
註冊地址服務是否包括在公司秘書年費內？
「註冊地址」並不等於「通訊地址」或「營業地址」，三者在法律上有不同用途。選擇供應商時，應逐項確認以下事項是否包括在服務範圍內：
- 註冊辦事處地址（法定辦事處地址，供公司註冊處申報）
- 郵件接收及政府信件處理
- 郵件掃描及電郵轉寄
- 法定冊存的保管地點
- 商業通訊地址（若與法定辦事處不同）
若供應商以業務形式提供上述地址服務，根據 TCSP 官方發牌指引，通常須持有 TCSP 牌照。讀者應在索取報價時同時要求書面確認各項地址服務是否包括於報價範圍內。
哪些事項通常需要另行收費？
以下各類申報或文件處理，在多數供應商的基本年費外通常另收費，讀者應在報價階段逐項確認：
- 更改公司秘書或董事（涉及 ND2A 申報）
- 董事或公司秘書詳情變更（涉及 ND2B 申報）
- 公司地址更改（涉及 NR1 申報）
- 股份轉讓或配發新股
- 公司改名
- 特別決議草擬及提交
- 文件核證或公證
- 加急或緊急申報處理
- 各項政府登記費（申報時由政府收取，與服務費分開）
所有費用金額應以供應商官方定價頁或正式書面報價為準，並標明查核月份及年份，本文不提供任何市場估算數字。
公司秘書費用及收費怎樣比較才公平？
公平的比較，不是找最低年費，而是計算同一服務範圍下的總成本。以下是建議讀者向每間供應商確認的成本結構：
- 基本年費（包括的申報次數及法定紀錄範圍）
- NAR1 政府費用是否包括於年費內（HK$105，2026年8月查閱）
- 各類變更申報的按次收費及適用政府費用
- 註冊地址及郵件服務是否另計
- 文件核證、特別決議及加急服務的收費
- 公司秘書更換時的交接費用
公司秘書年費最低，是否代表最抵？
以下是一個假設性的拆解示例，用以說明計算方法，並非代表任何供應商的實際報價：
示意計算（不代表市場價格）：
- 基本年費：A
- NAR1 政府費用（如不包括於年費）：HK$105
- 註冊辦事處地址服務（如另計）：B
- 一次董事資料更改的申報費：C
- 適用政府登記費：D
實際總成本 = A + 105 + B + C + D
若選擇年費較低的選項，但 B、C、D 各項均需另付，最終總成本可能高於年費較高但範圍較廣的選項。讀者應在同一服務範圍下比較總成本，不宜只看基本年費數字。
怎樣選擇香港公司秘書服務供應商？六步評分表
以下評分表可協助讀者系統地評估供應商，評核結果建議以「已核實」、「待確認」或「不符合」記錄：
第一步：查核公司秘書資格及 TCSP 牌照資料
讀者應直接登入 TCSP 官方持牌人登記冊，以供應商的公司名稱或牌照編號核實其持牌狀況。不應只依賴供應商網站上展示的牌照標誌或圖片，因為牌照有效期、名稱及狀態需以官方登記冊為準。
第二步：確認 NAR1、變更申報及法定紀錄是否有明確負責人
應要求供應商以書面說明，誰負責收集公司資料、覆核表格內容、由誰簽署並提交、以及提交後如何保存紀錄。根據公司註冊處董事及公司秘書常見問題，公司秘書委任或停任須在變更後 15 日內提交表格 ND2A，詳情變更則在 15 日內提交表格 ND2B。期限管理責任應書面落實。
第三步：比較回覆時限、語言及文件交接方式
供應商的語言能力（廣東話、普通話、英文）、文件提交方式（電子或紙本）及一般回覆時間，應以供應商書面政策或正式服務條款為依據，不宜只信賴口頭說明。
第四步：分清公司秘書、會計、審計及報稅服務的邊界
公司秘書服務不涵蓋利得稅報稅、審計、法律意見或銀行開戶協助。若供應商提供綜合服務，應分別確認各服務的範圍及收費，避免因服務範圍不清而出現期望落差。
| 服務類別 | 公司秘書 | 會計/審計/稅務 | 法律意見 |
|---|---|---|---|
| 是否屬公司秘書職責 | 是 | 否 | 否 |
| 需否獨立專業人士 | 視乎情況 | 是（核數師/稅務代表） | 是（律師） |
| 是否常見組合服務 | 是（可能組合銷售） | 是 | 否 |
更換公司秘書怎樣做？公司秘書離職時要先處理甚麼？
更換公司秘書是香港公司常見的合規事項，但若處理不當，可能導致申報延誤或法定紀錄缺失。以下是建議的七步流程：
- 確認辭任安排：確認現任公司秘書的辭任日期，並取得書面辭任通知。
- 委任新公司秘書：在現任秘書辭任前，應確認新秘書的接任日期，避免出現無公司秘書的空窗期。
- 董事批准委任：由董事通過書面決議，正式委任新公司秘書。
- 收集及移交文件：向舊供應商索取全部公司文件（詳見下節文件清單）。
- 提交 ND2A 申報：委任或停任公司秘書，須在變更後 15 日內向公司註冊處提交表格 ND2A。
- 核對公司註冊處登記資料：確認公司註冊處的登記資料已反映新公司秘書的詳情。
- 確認下一期法定期限：確認 NAR1 周年申報日期、未完成申報及重要控制人登記冊的更新狀況。
若辭任的公司秘書有合理理由相信公司不會向公司註冊處申報其辭職，辭職的公司秘書可能需要自行提交表格 ND4 登記，詳情應按最新官方版本核對。
公司秘書更換需要提交甚麼表格？
| 情況 | 適用表格 | 申報時限 |
|---|---|---|
| 委任或停任公司秘書 | ND2A | 變更後 15 日內 |
| 公司秘書詳情更改（如地址） | ND2B | 變更後 15 日內 |
| 辭職秘書自行申報（特定情況） | ND4 | 視乎情況 |
表格名稱及申報時限應以公司註冊處官方最新版本為準，讀者提交前應核對官方頁面。
更換公司秘書前要向舊供應商索取甚麼文件？
在正式移交前，應向舊公司秘書索取以下文件。文件傳遞應使用受保護渠道，並按供應商及新秘書的 KYC 要求提供資料：
必需核對項目：
- 公司註冊證書
- 商業登記證（最新有效）
- 公司章程（最新版本）
- 最近一份已提交的 NAR1
- 董事及股東登記冊
- 重要控制人登記冊（SCR）
- 未完成的申報事項清單
- 政府信件及公司註冊處通訊紀錄
按情況適用：
- 服務合約（確認終止條款及交接責任）
- 電子檔案及公司印章（如適用）
- 法定冊存保管地點的資料
公司秘書更換後如何確認交接完成？
建議在更換完成後逐項核對以下事項：
- 公司註冊處登記資料已反映新公司秘書詳情
- 新公司秘書的通訊地址已正確申報
- 法定冊存（包括 SCR）已移交至新公司秘書辦事處或指定地點
- 下一份 NAR1 的申報期限已確認
- 未完成申報事項已由新秘書接手跟進
- 政府信件的接收渠道已更新至新秘書地址
甚麼情況不適合只選最低價公司秘書服務？
以下情況下，單純以年費最低作為選擇標準，可能會低估所需的專業支援範圍：
- 跨境股權架構：涉及海外股東、控股公司或複雜持股結構
- 複雜股份轉讓或配發：涉及多輪增資、優先股或認股權安排
- 受規管業務：持有牌照或受監管機構規管的公司
- 上市前重組：涉及業務合併、分拆或公司架構調整
- 重大董事或股東變更：短期內多次更改核心人員
- 法律爭議情況：公司面臨訴訟或合規調查時
公司秘書服務不等同法律意見、審計意見或稅務意見。遇上上述情況，應先向合資格的法律、會計或公司治理專業人士查詢，再決定所需的服務組合。
Enterprise Ally 可以怎樣協助企業比較及交接？
Enterprise Ally 企業服務 為香港企業提供公司註冊、會計、稅務及公司秘書相關服務。對於正在評估公司秘書供應商的企業，Enterprise Ally 可協助企業以書面形式了解服務範圍，並梳理更換交接所需的文件清單。
讀者在進行供應商比較時，建議要求 Enterprise Ally 及其他候選供應商提供按基本服務、政府費用及額外項目拆分的書面報價，並要求列明更換交接的具體安排，以便在同一基礎上進行比較。
備注：本文提及 Enterprise Ally 的服務內容，只限於已核實的品牌資料。讀者應以正式報價及服務條款為最終依據。Enterprise Ally 的具體服務定價、軟件功能及回覆時間，請向品牌直接查詢以獲取最新書面確認。
常見問題：香港公司秘書服務、收費及更換流程
1. 香港公司是否一定要有公司秘書？
香港本地有限公司一般須委任公司秘書，具體要求取決於公司類別及《公司條例》第622章的適用條款，應按公司類型核對。
2. 公司秘書可以由公司董事兼任嗎？
可以，但私人公司若只有一名董事，該董事不得兼任自己的公司秘書。多名董事的公司則視乎情況。
3. 公司秘書服務通常包括 NAR1 嗎？
不一定。必須查閱供應商的正式報價及服務範圍說明，部分供應商將 NAR1 政府費用另計。
4. NAR1 和利得稅報稅表有甚麼分別？
NAR1 是向公司註冊處提交的周年申報表，屬公司合規文件；利得稅報稅表（BIR51）則向稅務局提交，屬稅務申報，兩者完全不同。
5. 怎樣查核公司秘書供應商的 TCSP 牌照？
登入 TCSP 官方持牌人登記冊，以供應商名稱或牌照編號查核，不應只接受網站圖片作為核實依據。
6. 更換公司秘書要提交甚麼表格？
委任或停任一般涉及 ND2A，詳情變更涉及 ND2B，特定辭職情況下辭任秘書可能需要提交 ND4，申報時限均為相關變更後 15 日內。
7. 公司秘書離職但未交文件，董事應先做甚麼？
應先確認公司註冊處的登記資料及下一個法定期限，再安排新秘書接任及跟進未完成申報，必要時應尋求法律意見。
8. 註冊地址服務是否一定包括在公司秘書年費內？
不一定。註冊辦事處地址、郵件接收及轉寄通常為獨立服務，必須在報價時逐項確認。
9. 公司沒有營業，是否可以不用提交周年申報表？
沒有營業不代表自動免除 NAR1 的提交責任。只有符合適用的法定休眠公司安排時，情況才可能不同，應向合資格人士查詢。
10. 公司秘書年費最低是否最抵？
不一定。應同時計算政府費用、NAR1 是否包括、各類變更申報的按次費用、地址服務及交接成本，再作總成本比較。
選擇公司秘書服務的最後決策清單
在最終決定前，建議花五分鐘核對以下項目：
- 已在 TCSP 官方持牌人登記冊核實供應商的牌照狀態
- 已索取按服務項目拆分的書面報價，包括政府費用的處理方式
- 已確認 NAR1 是否包括於年費，及逾期如何處理
- 已了解各類變更申報的按次收費安排
- 已確認法定冊存及 SCR 的保管責任由誰負責
- 已確認供應商的文件移交及離職交接安排
- 已核對公司的股權架構、合規需求是否在基本服務範圍內
- 如涉及複雜架構或受規管業務，已另行向合資格專業人士查詢
如正在比較公司秘書服務，歡迎向 Enterprise Ally 企業服務 索取按基本服務、政府費用及額外項目拆分的書面報價，並要求列明更換交接所需的文件清單。
本文僅供一般資訊參考，不構成法律、稅務或專業意見。個別情況應向合資格的香港法律、會計或公司秘書專業人士查詢。